Servicios

GESTIÓN DE ARCHIVOS EN SITIO

DIAGNOSTICO DEL ARCHIVO - MEDICIÓN INICIAL

Este servicio está diseñado para administrar documentos con altas tasas de consulta y se puede prestar de dos formas: a) en estantería y/o gaveteros o b) en cajas y estanterías.
En el primer caso, se procede al “Conteo Documental” para establecer la cantidad de documentos en el Archivo Activo y determinar la cantidad de espacio a utilizar en estanterías y/o gaveteros.
En el segundo caso, se cubica el volumen que ocupan los documentos (alto, largo y ancho), para estimar la cantidad de cajas que se van a generar como producto del procesamiento documental.

TRATAMIENTO DOCUMENTAL - ORGANIZACION DEL ARCHIVO

Contando con los datos del espacio necesario de estantería y/o gaveteros o la cantidad de cajas y los tipos de documentos, se organiza los documentos conforme a criterios acordados con el cliente (área de origen, gestión, descripción principal, etc.).

REGISTRO DOCUMENTAL
INVENTARIO

Se anota el contenido de cada parte de la estantería o de cada caja en el formulario destinado al efecto con las descripciones necesarias para ubicar los documentos (descripción principal, descripción adicional, tipo de documentos, fechas asociadas, centro de costos).

UBICACIÓN DOCUMENTAL O EMBALAJE - ENCAJONADO

Opcionalmente, se coloca el documento en su ubicación final en la estantería, o se ingresa la documentación ordenada y clasificada a la caja que, según código numérico, le corresponde.

TRANSCRIPCIÓN – GENERACIÓN DE BASE DE DATOS

Se ingresa la información del formulario de registro de información al sistema computadorizado, generando una base de datos electrónica, la cual se Instala en la computadora de todos los usuarios autorizados por el cliente, para efectos de consultas.

INICIO DEL SERVICIO DE ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

Se define con el cliente las normas de operación para los usuarios de la empresa y se da inicio al servicio, atendiendo los requerimientos de los usuarios autorizados.

SOLICITUD DE CONSULTA A ARCHIVO

El usuario envía solicitud via email, o visita el Archivo para realizar el requerimiento.

RECEPCIÓN DE CONSULTA

Ingreso y recepción de solicitud
Búsqueda en sistema de control

PROCESAMIENTO

DOCUMENTO FÍSICO

Extracción de documento solicitado.
Procesamiento en sistema de control de movimiento documental
Emisión de Formulario de entrega (Alta de salida)
Control de salida

FOTOCOPIA

Extracción de documento solicitado.
Copia de documento solicitado
Emisión de Formulario de entrega (Alta de salida)
Control de salida

ENTREGA

El usuario recoge de archivo, el documento solicitado.

DOCUMENTO DIGITAL
ESCANEADO

Escaneo del documento solicitado
Envío mediante email (adjunto) a la dirección electrónica .

INFORMES Y REPORTES

En cualquier momento se podrá emitir reporte de todas las “Consultas realizadas” (fecha solicitud, solicitante, detalle de cajas y documentos, fecha entrega) separado por departamento, para un control estricto del movimiento del archivo
Mensualmente se envía reporte de “Documentos pendientes de Devolución”, donde se detalla todos los documentos físicos que fueron consultados y aun no han sido retornados a Archivo.



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