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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

EL OBJETIVO

Minimizar espacios y costos operativos. Se toma los documentos físicos del cliente y se le entrega una copia digital, lo cual significa optimizar los procesos de administración, control y acceso a los documentos. Un documento digitalizado no se pierde ni se deteriora con el paso del tiempo.

EL ALCANCE

Le brindamos un servicio nuevo, con una clara visión de futuro, en el que se realizará un uso intensivo y efectivo de software, hardware y mano de obra especializada, creando un “Archivo Virtual” de la empresa, para mantener su información segura, inalterada y confidencial. Si contrata nuestro servicio integrado de administración y custodia de archivos, podrá, además,  disponer de nuevos espacios para sus oficinas.

DIAGNOSTICO Y PROPUESTA

Se realiza un diagnóstico de la documentación objeto del servicio, en términos de cantidad de documentos, tipo de documentos, estado físico de los mismos, tamaños y tipos de papel. También, se define con el cliente la cantidad de índices que se van a utilizar en cada imagen documental y el numero inicial de usuarios del servicio.
Finalmente, se determina el espacio que ocuparán las imágenes de los documentos del cliente en los servidores de nuestra empresa, encargados de brindar el servicio de hosting.

INICIO DEL SERVICIO

Se clasifica la documentación por tipo de documento. Se retira de ellos, grapas, clips, notas y otros materiales adicionales. Se ordena los documentos por tamaños y se prepara lotes de ellos para su digitalización

CREACION DEL ARCHIVO VIRTUAL

Se digitaliza los documentos y se los indexa de acuerdo a la cantidad de criterios predefinidos con el cliente.

VERIFICACION

Se controla la calidad de todas las imágenes digitalizadas,
aplicando metodologías de optimización de tiempos y calidad y controlando, permanentemente, la documentación manipulada, velando por su integridad y confidencialidad.

EL RESULTADO

Eficiencia en la consulta de documentos. Consultas simultáneas por varios usuarios. Incremento en la productividad de sus empleados. Cambio cultural en el manejo de documentos de la empresa. En pocas palabras: su información disponible en el instante, con un solo  click.



 


"Asesoramiento en la organizaciˇn de archivos empresariales"