Servicios

ATENCIÓN DE CONSULTAS DESDE EL ALMACEN DE CUSTODIA

ENVÍO DE SOLICITUD DE CONSULTA

Utilizando la base de datos, el cliente genera la solicitud y la envía a File Archivos para su procesamiento. Los tiempos de atención son los siguientes:
Consulta normal: 24 horas
Consulta urgente:  hasta 5 horas

RECEPCIÓN DE LA CONSULTA

Se recibe la consulta en la Unidad de Consultas y se la da de alta en el sistema computadorizado.
Se busca en el sistema computadorizado la ubicación de la caja respectiva. Se emite la autorización de búsqueda de la caja o el documento.

PROCESAMIENTO DE LA CONSULTA 

DOCUMENTO FÍSICO

Se extrae el documento solicitado de la respectiva caja y se lo registra en el sistema computadorizado de control de movimiento documental.
Se emite el formulario de entrega de cajas y documentos para efectos del control de salida.

FOTOCOPIA

Se extrae el documento solicitado de la respectiva caja.
Se fotocopia el documento solicitado.
Se devuelve el documento físico original a la respectiva caja.
Se emite el formulario de entrega de cajas y documentos para efectos del control de salida.

TRANSPORTE Y ENTREGA

Se envía la documentación en original o fotocopia y se la entrega al coordinador de la empresa solicitante, dejando constancia firmada de la entrega .

DOCUMENTO DIGITAL ESCANEADO

Se escanea el documento solicitado.
Se controla la calidad de la imagen digitalizada.
Se envía el documento como adjunto de un e-mail  a la dirección electrónica autorizada del cliente.

INFORMES Y REPORTES

Mensualmente, se envía el reporte de todas las “Consultas realizadas durante el mes” (fecha solicitud, solicitante, detalle de cajas y documentos, fecha entrega) clasificado por departamento para un control estricto del movimiento del archivo.
También mensualmente, para efectos de regularización, se envía el reporte de “Documentos pendientes de Devolución”, en el cual se detalla los documentos físicos que fueron consultados y aun no han sido devueltos por el cliente al almacén de custodia.


"Administración y Gestión de Archivos en instalaciones del cliente"

OFICINA CENTRAL LA PAZ

Av. 20 de Octubre Nro. 2396
Edif. Maria Haydee, Piso 8
Teléfonos: (591-2) 2114125 - 2911241 - 2911242
Fax: 591-2) 2911243
E-mail: comercial_lp@filearchivos.com

OFICINA SANTA CRUZ

Av. Cristo Redentor Nro. 7714 Kilómetro 6,5
Teléfonos: (591-3) 3121629- 2911241
Fax: (591-3) 3121629
E-mail: comercial_sc@filearchivos.com